Mengidentifikasi Dokumen Transaksi

Dokumen Transaksi

Mendefinisikan Dokumen Transaksi
Dokumen transaksi atau bukti transaksi atau bisa juga disebut bukti akuntansi adalah dokumen-dokumen dasar transaksi (baik yang dibuat sendiri maupun yang berasal dari pihak luar) yang digunakan sebagai sumber pencatatan atau penyusunan laporan keuangan oleh suatu unit usaha. Bentuk bukti transaksi keuangan dapat dibedakan menjadi dua yaitu: Bukti transaksi intern, yaitu bukti transaksi yang berasal dan dilakukan di dalam lingkungan perusahaan itu sendiri. Contohnya adalah bukti memorial antar bagian/divisi dalam perusahan tersebut. Bukti transaksi ekstern, yaitu bukti transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan. Contohnya adalah kuitansi nota kontan, faktur nota kredit nota debet, cek, bilyet giro. Kuitansi Kuitansi adalah tanda bukti pembayaran uang yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak penerima uang. Kuitansi yang asli diserahkan kepada pihak yang membayar sedangkan tembusan/bonggol kuitansi disimpan pihak penerima. Nota KontanNota kontan adalah bukti pembelian barang secara tunai yang dibuat oleh penjual dan aslinya diberikan kepada pembeli sedangkan tembusannya untuk arsip atau bukti transaksi bagi penjual. Faktur/invoiceFaktur adalah bukti perhitungan pembelian/penjualan yang dilakukan secara kredit yang dibuat oleh penjual. Faktur terbagi dalam faktur pembelian dan faktur penjualan. Nota KreditNota kredit adalah surat bukti terjadinya pengurangan piutang usaha karena ada pengembalian barang yang dibuat oleh penjual. Lembar yang asli diberikan kepada pembeli sedangakan salinannya disimpan oleh penjual. Nota DebetNota debet adalah surat bukti terjadinya pengurangan utang usaha karena adanya pengembalian barang dagangan yang tidak sesuai denan pesanan atau rusak yang dibuat oleh pihak pembeli. Lembar yang asli diserahkan kepada penjual dan salinannya disimpan oleh pembeli. CekCek adalah surat perintah membayar kepada bank dari orang yang menandatangani untuk membayar sejumlah uang yang tertulis dalam cek kepada pembawa atau orang yang namanya disebut dalam cek. Bilyet GiroBilyet Giro adalah surat perintah pemindahbukuan dari nasabah suatu bank kepada bank yang bersangkutan untuk memindahkan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau pada bank lain. Bukti memorialBukti memorial adalah bukti transaksi intern berupa memo (catatan) dari pinjaman perusahaan kepada bagian akuntansi untuk melakukan pencataan suatu kejadian.
Memverifikasi Dokumen Transaksi
Analisis bukti transaksi merupakan proses penentuan akun dan pengaruhnya terhadap akun yang lain. Dalam menganalisis bukti transaksi keuangan dibutuhkan ketelitian yang tinggi. Analisis bukti transaksi bertujuan untuk memeriksa kebenaran dan keabsahan bukti transaksi dan semua informasi yang tercantum didalamnya. Dengan adanya analsis kita akan mengetahui kapan terjadinya transaksi, jatuh tempo pembayaran dan pengaruhnya terhadap akun yang ada pada perusahaan serta keuntungan yang dapat kita peroleh dari transaksi tersebut. Kegunaan analisis bukti transaksi keuangan adalah sebagai berikut : Sebagai dasar pencatatan akuntansi Untuk menghindari terjadinya duplikasi dalam pengumpulan data Untuk mengurangi kesalahan dengan cara mencatat semua kejadian dalam bentuk tulisan Untuk mengetahui pihak yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi Sebagai media yang berisikan data informasi keuangan
Memproses Dokumen Transaksi
Jurnal merupakan pencatatan pertama kali (the book of original entry) dari suatu transaksi yang harus didasari tanda bukti transaksi yang terjadi. Pencatatan dalam jurnal melibatkan dua akun atau lebih yang harus didebet dan kredit dalam jumlah yang seimbang. Akun /accountAkun adalah suatu daftar untuk mencatat transaksi keuangan yang mengakibatkan perubahan jumlah pada aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan beban. Akun-akun yang terdapat dalam neraca (aktiva, kewajiban dan ekuitas) dikelompokan menjadi akun riil, sedangkan akun-akun yang terdapat dalam laporan laba/rugi (pendapatan dan beban) dikelompokan menjadi akun nominal. Aktiva (Assets)Aktiva adalah semua kekayaan yang dimiliki suatu perusahaan, baik yang berwujud maupun yang tidak berwujud yang dapat dinilai dengan uang dan digunakan dalam operasional perusahaan. Aktiva terbagi dalam : Aktiva lancar adalah semua aktiva yang diharapkan dapat dicairkan tidak lebih dari satu tahun/satu siklus akuntansi. Investasi jangka panjang adalah penanaman modal dalam perusahaan lain dalam jangka waktu yang panjang. Aktiva tetap adalah kekayaan yang dimiliki perusahaan yang pemakaiannya lebih dari satu tahun dan digunakan untuk operasional perusahaan dan tidak untuk dijual kembali. Aktiva tetap tak berwujud adalah hak istimewa yang dimiliki perusahaan dan mempunyai nilai namun tidak mempunyai bentuk secara fisik. Kewajiban (Liabilities)Kewajiban adalah utang-utang perusahaan yang timbul karena peristiwa /transaksi masa lalu dan harus diselesaikan di masa yang akan datang dengan menyerahkan aktiva atau sumber daya perusahaan (berupa pelunasan). Kewajiban menurut jangka waktu pelunasan terbagi dalam kewajiban jangka pendek (kewajiban yang harus dilunasi tidak lebih dari satu tahun) dan kewajiban jangka panjang (kewajiban yang waktu pelunasannya lebih dari satu tahun). Ekuitas (Equity)Ekuitas adalah hak pemilikan atas aktiva perusahaan yang merupakan kekayaan bersih yaitu selisih antara aktiva dan utang. Pendapatan (Revenue)Pendapatan adalah penghasilan yang diperoleh melalui penyerahan barang atau jasa kepada para pembeli yang biasanya diukur dengan aktiva yang diterima sebagai penukaran atas barang atau jasa yang diserahkan selama periode tertentu. Pendapatan dibedakan menjadi pendapatan operasional (pendapatan dari kegiatan utama perusahaan) dan pendapatan non operasional (pendapatan yang diperoleh dari kegiatan utama/pokok perusahaan). Beban (Expenses)Beban adalah semua pengorbanan yang terjadi untuk memperoleh pendapatan selama periode tertentu. Beban terbagi dalam beban operasional (beban yang terjadi dalam rangka memperoleh pendapatan operasional dan beban non operasional (beban yang terjadi yang tidak berkaitan dengan kegiatan utama perusahaan). Berikut ini adalah aturan pendebetan dan pengkreditan akun : Di dalam melakukan penjurnalan maka aturan pedebetan dan pengkreditan mempunyai peranan yang sangat penting, sebab apabila salah menempatkan menjadikan data tidak mencerminkan kondisi yang sebenarnya. JurnalJurnal berasal dari bahasa Perancis yaitu journal yang berarti buku harian. Jurnal adalah buku harian yang digunakan untuk mencatat semua transaksi yang terjadi berupa pendebetan dan pengkreditan secara kronologis (menurut urutan tanggal) beserta penjelasan yang diperlukan. Jurnal memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut : Fungsi histories, artinya pencatatan setiap bukti transaksi dilakukan secara urut berdasarkan tanggal terjadinya transaksi. Fungsi mencatat, artinya semua transaksi harus dicatat dalam jrnal tanpa ada yang tertinggal Fungsi analisa, artinya pencatatan dalam jurnal merupakan hasil analisis transaksi berupa pendebetan dan pengkreditan serta jumlah masing-masing. Fungsi instruksi, artinya jurnal merupakan perintah untuk mendebit dan mengkredit akun buku besar sesuai dengan catatan dalam jurnal. Fungsi informatif, artinya catatan dalam jurnal memberikan penjelasan mengenai transaksi yang terjadi. Jenis JurnalAda dua jenis jurnal yang digunakan yaitu : Jurnal umum adalah formulir yang digunakan untuk mencatat setiap bukti transaksi berupa pendebetan dan pengkreditan secara kronologis beserta penjelasan-penjelasan yang diperlukan dari transaksi-transaksi tersebut. Jurnal khusus adalah jurnal yang terdiri dari jurnal pembelian, penjualan, penerimaan kas, pengeluaran kas dan memorial yang digunakan untuk memudahkan pengelompokan transaksi sejenis dan biasanya digunakan oleh perusahaan besar. Untuk lebih jelasnya lihatlah bagan dibawah ini : Berikut ini adalah contoh soal dan jurnalnya : Dibawah ini adalah transaksi u salon Sarah : 1 Juli 2009 Sarah menyetor uang tunai u modal sebesar Rp 50.000.000,00 2 Juli 2009 Dibayar sewa untuk 2 tahun sebesar Rp 2.500.000,00 5 Juli 2009 Dibeli peralatan tunai Rp 5.000.000,00 6 Juli 2009 Dibeli peraltan Rp 2.000.000,00 dan dibayar tunai Rp 1.000.000,00 7 Juli 2009 Diterima pendapatan sebesar Rp 5.000.000,00 tunai dan yang masih di pihak ketiga Rp 2.000.000,00 10 Juli 2009 Dibayar utang Rp 1.000.000,00 13 Juli 2009 Diterima piutang usaha Rp 2.000.000,00 17 Juli 2009 Diambil untuk kepentingan pribadi Rp 500.000,00 31 Juli 2009 a. Perlengkapan yang tersisa Rp 500.000,00 b. Penyusutan peralatan Rp 500.000,00
Pengarsipan Dokumen Transaksi
Pengarsipan DokumenBukti transaksi merupakan arsip yang penting bagi perusahaan. Oleh karena itu, penyimpanannya harus tertib agar mudah dicari apabila dibutuhkan dan agar tidak mudah rusak. Cara penyimpanan bukti transaksi yang baik ialah sebagai berikut : Peralatan Pendukung Penyimpanan Bukti TransaksiBerikut ini adalah peraltan yang membantu dalam pengelompokan dan penyimpanan bukti transaksi : Mesin PenjilidMesin penjilid ini digunakan untuk menjilid dokumen Stapler (hecht machine stapler)Alat ini tediri dari penjepret (stapler) dan pembuka isi stapler Pelubang Kertas ( punched card machine/perforator)Pelubang kertas digunakan untuk melubangi pinggiran kertas agar dapat dimasukan dalam map snelhecter Mesin pemotomg kertas (paper cuter/guillotine)Mesin ini digunakan untuk memotong kertas sesuai dengan ukuran yang kita inginkan Mesin penghancur dokumen (shredden) Lemari arsip (filling cabinet)Yaitu tempat meyimpan surat yang terdiri dari laci-laci secukupnya. Rak penyortirYaitu tempat arsip-arsip yang disortir sebelum dimasukan ke dalam folder masing-masing Teknik Penyimpanan Bukti TransaksiTeknik penyimpanan bukti transaksi yang dapat dilakukan adalah : Sistem abjad (alphabetic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan abjad Sistem tanggal (chronological system)Yaitu sisitem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan hari, tanggal, bulan dan waktu Sistem nomor (numeric system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarkan nomor atau angka Sistem wilayah (geographic system)Yaitu sistem penyimpanan dokumen dan penemuan kembali berdasarka